EJERCICIO SOBRE SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL EN UNA ORGANIZACION

TEORIA SOBRE EL EJERCICIO DE SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL EN UNA ORGANIZACION
En toda institución, pública o privada, una de las grandes aéreas que se presentan es el control de entrada y salida del personal, así como la seguridad de la información que contienen los distintos departamentos de estas. En la mayoría de las empresas e instituciones se establecen horarios diarios que comprenden al menos 8 horas laborales que pueden gestionarse mediante en turnos dobles donde dividen las horas de trabajo con un medio tiempo para descansar, almorzar, etc (turno de mañana y turno de tarde) y simples que abarcan el total de las horas de acuerdo a la institución.
En muchas empresas se desarrollan sistemas que permiten de forma automatizada el control de entrada y salida del personal. Tal es el caso de las tarjetas, máquinas capta huellas y dispositivos de reconocimiento de voz. En las empresas donde la seguridad es precaria por sobre todas las cosas, la tecnología llega al punto del sistema de reconocimiento por lectura de la retina.
Sin embargo, en el Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas y Vivienda (MOPVI) en San Juan de Los Morros, Estado Guárico, se presenta la peculiaridad de que no existe un sistema que permita llevar a cabo un control de horarios para el personal, el cual permita de forma práctica, rápida y confiable el acceso de personal autorizado a la institución. Esto se debe a que de manera arcaica “el vigilante y recepcionista” es quien se encarga de monitorear y registrar de forma “manuscrita” el acceso de los miembros del personal a la institución. Lo cual es de sumo riesgo para la institución que en algún momento un individuo no autorizado pueda ingresar en la misma y ocasionar daños tanto a la estructura como a la información que se maneja en la misma y al personal que la opera. Además, se hace énfasis al hecho de que existe de forma directa o indirecta un nivel considerable de anarquía por parte del personal en lo que respecta al horario que se asigna al mismo.
Por esto, se propone el desarrollo de un sistema de información automatizado que permita de forma rápida, confiable, factible y amigable el control de acceso del personal del MOPVI, y permita mejorar la seguirdad en cuanto al acceso de intrusos y el monitoreo por parte del personal de recursos humanos respecto al horario planteado en las misma.
Se presenta el diseño de un sistema de información en el departamento de recursos humanos del Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas y Vivienda, dirección estatal Guárico, que permita mediante un ambiente gráfico gestionar los datos respectivos al control de los miembros del personal general de la institución, mediante un entorno gráfico amigable, competente, sencillo y robusto en reemplazo de las herramientas que se usan actualmente en dicho departamento.
El sistema se basa en la típica administración de datos e información de los diversos miembros del personal que labora en la institución (personal empleado y obrero; fijo y contratado) mediante la gestión de bases de datos en las que se almacenará la información correspondiente para generar reportes que puedan beneficiar a los usuarios desde el punto de vista ergonómico gracias a las consultas y herramientas de impresión que incluirá el software. Esto permitirá un rendimiento mucho mayor en cuanto el acceso a los datos deseados pues bastaría con ingresar un Identificador único para cada integrante del personal antes mencionado (como por ejemplo el número de cédula o un código asignado por la institución) en vez de revisar engorrosas tablas que requieren de sumo cuidado al revisar puesto que la integridad de dichos datos es poco fiable por ser prácticamente modificable por parte de terceros.
La plataforma usada está basada en un ambiente gráfico “Aplicación de Windows” el cual estará vinculado con la antes mencionada base de datos del personal, y cuyas consultas se realizarán a través de barras de búsqueda, cajas de textos, vistas de listas de datos y botones que, siendo formando un entorno amigable y sencillo de utilizar, permitirá a los usuarios obtener los registros específicos requeridos sin necesidad de visualizar una tabla completa con datos innecesarios, a menos que sea por petición del usuario visualizar todos los datos; así como la inserción de nuevos ingresos a los registros. Esta aplicación será desarrollada mediante la suite de Visual Studio.Net Express a través del muy bien conocido lenguaje Visual Basic en su versión 2008 Express, que, a pesar de ser una versión básica y limitada con respecto a la versión profesional, contiene las herramientas y paquetes necesarios para su elaboración. Las bases de datos serán realizadas usando el gestor Microsoft Office Access donde se crearán las tablas que contendrán los campos correspondientes a los registros básicos del personal, así como el control de entrada y salida. Esta base de datos, podrá ser exportada a un servidor SQL para optimizar la integridad y seguridad de los datos, además de ser vinculadas a las herramientas de impresión y elaboración de reportes de formato específico exigidos por la institución y que están contendidas en la aplicación.
Es de suma importancia mencionar que el sistema de registro y control tendrá como medio físico una computadora de escritorio HP Pavilion a6530IN Desktop conectada a un dispositivo capta huellas Microsoft Fingerprint Reader, el cual transforma la imagen de la huella digital y la transforma en un código único que, mediante una librería OCX y DLL del fabricante Microsoft es vinculada a los componentes de Visual Basic.Net Express y por consiguiente a los registros existentes del sistema y los nuevos ingresos. Así, se lleva un control más exacto de la entrada y salida del personal de acuerdo al horario de trabajo de la institución. Cabe destacar que este sistema se hace más cómodo tanto para el personal antes mencionado en el aspecto de realizar un “loggin“ rápido y confiable, como para los operadores del sistema quienes tendrán de forma efectiva, eficiente y eficaz los datos recogidos por el dispositivo, que ayudarán para la realización de reportes de evaluación rutinaria de personal, así como una herramienta útil respecto a la impresión de hojas de datos con la información de cada uno de los miembros del personal.
Básicamente, el sistema funciona así: Un individuo llega a la institución y al momento de registrarse pasa su pulgar en el dispositivo detector de huellas. Si, el código que genera la huella digital coincide con el que está en la base de datos respectiva a dicho individuo, el sistema mostrará un mensaje de “Aceptado” y podrá pasar sin problemas. En caso contrario, se mostrará un mensaje de de “No Aceptado” y el personal tomará las medidas necesarias para tratar con el individuo en caso de que sea un visitante autorizado, o en el peor de los casos, un intruso que atente contra la seguridad de la institución. Al mismo tiempo, el sistema insertará en la base datos el momento en el que el usuario se identifique para generar cada cierto tiempo, según lo establezcan los encargados, un reporte de cumplimiento del horario de trabajo general y de cada uno de los empleados del Ministerio.
A CONTINUACION PANTALLA PRINCIPAL QUE SERA USADA POR LOS USUARIOS PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA.




A CONTINUACION TABLA DE COMO SE VERAN LOS DATOS REPORTADOS POR EL SISTEMA DE CAPTA HUELLAS PARA EL CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DEL PERSONAL



MAPA CONCEPTUAL

OFICINA VIRTUAL
Qué es una Oficina Virtual?
Cada día, con mayor frecuencia, encontramos empresas o profesionales que no necesitan espacio físico para llevar adelante su negocio pero que, debido a requerimientos fiscales y/o comerciales, no pueden prescindir de, al menos, una dirección. Para ese perfil de empresas y profesionales ponemos a disposición la Oficina Virtual.
El término Oficina Virtual se corresponde con aquellos servicios que, siendo propios de cualquier despacho físico, se pueden prestar a distancia y se confían al personal de un Centro de Negocios.
Las Nuevas Tecnologías han favorecido esta forma de trabajo, extendiendo los servicios a niveles muy amplios.
Por otra parte se puede decir que una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.
La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
Así mismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos.
Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y la domiciliación de sociedades son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto.
Ventajas y Desventajas
La capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrónicamente ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre. El nombre que se da a esta extraordinaria capacidad es la de oficina virtual, término que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los sitios fijos de la compañía por medio de algún tipo de comunicación electrónica.
Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la década de los setenta acompañando la aparición de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, haciendo factible que las personas trabajaran desde sus hogares.
Ello acaparó rápidamente la atención de programadores, pero también de arquitectos, ingenieros, abogados, y analista económicos-financieros entre otros.
Entre las ventajas de la oficina virtual tenemos:
• Menor costo de instalación. La empresa no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados están trabajando en otro lugar. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas.
• Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.
• Red formal de comunicaciones. Debido a la necesidad de mantenerse informados y recepcionar instrucciones, se está concediendo mayor atención a las redes de comunicaciones, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación.
• Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades, tanto por parte del individuo como de la empresa.
• Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que de otra forma carecerían de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeños. Pero también personas de alto valor ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la compañía.
Pero también deben ser contempladas las desventajas, entre las cuales cabe hacer mención a las siguientes:
• Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto asiduo con el resto del personal de la empresa, pierden la sensación de ser parte de dicha organización.
• Temor a la pérdida del trabajo.
• Decaimiento en el ánimo.
• Tensión familiar.
Todas éstas desventajas tienen relación con aspectos motivacionales y psicológicos, razón por la cual deberá prestarse especial atención tanto a la etapa de selección de los aspirantes a trabajar como teletrabajadores (trabajadores de oficinas virtuales), como en las actividades de apoyo, retroalimentación, motivación y comunicación.
Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable, siendo los puntos a tomar en consideración los siguientes:
• Proporcionar recursos de cómputos. La empresa debe proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeño de sus funciones.
• Proporcionar acceso a las fuentes de información. Si el empleado requiere de información para las labores de investigación, la corporación debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para cumplimentar sus actividades.
• Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Implica suministrar regularmente todos los demás elementos de papelería propios de las actividades de oficina.
• Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial.
• Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a más de dos personas participar simultáneamente de una conversación telefónica.
• Programar reuniones periódicas. La compañía debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado.
• Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del día, idealmente en una habitación alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empleado está trabajando aunque está en su casa.
En un entorno cada día más competitivo la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en los costes. La oficina virtual brinda sus beneficios no sólo a empresas del rubro servicios, sino también a empresas manufactureras en todo lo que atañe a las labores de oficina.
La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad en las oficinas y de reducir sus costes.
Cómo se trabaja con una Oficina Virtual?
Un Centro de Negocios, contratando su Oficina Virtual puede (a modo de ejemplo):
• Delegar la recepción de su correspondencia, faxes, emails, llamadas telefónicas o la atención de sus visitas.
• Servicio de Secretariado Telefónico: si necesita enviar un fax, email o carta a un cliente, bastará con llamarnos por teléfono y darnos instrucciones.
• En caso de tener una reunión, nos avisa y le reservamos una oficina.
• Necesita comunicarse con un cliente en el extranjero y no habla su idioma. Nosotros realizamos las llamadas y ponemos en conferencia al traductor, su cliente y a usted.
• Necesita confirmar su asistencia a una reunión. Nosotros lo hacemos por usted.
HABLANDO DE UNA OFICINA VIRTUAL CONOCIDA SE TIENE:
Desde la oficina virtual podrás: visualizar y modificar tus datos personales, medios de pago, logines asociados y datos de la empresa (para el caso de los jurídicos); visualizar el resumen de tu estado de cuenta, ver los detalles de conexión e imprimir tu factura; cambiar tu password; realizar el registro de tus pago; utilizar las herramientas de administración de tu cuenta de correo electrónico; activar la protección aba; y administrar tu cuenta de hosting.
A continuación las herramientas de la oficina virtual y cómo se utilizan
• Datos del Cliente En esta sección se presentan los datos que proporcionaste al momento de suscribirse a Cantv.net. Desde aquí puedes realizar cambios en tus datos en caso de que los mismos sean incorrectos, al finalizar haz clic en el botón Actualizar
• Agregar nuevo contrato Esta opción te lleva directamente a nuestra pagina de auto-registro, en la misma puedes registrar otras cuentas en los planes que requieras
• Logines Asociados En esta sección se presentan los logines asociados a tu contrato. Un contrato puede tener uno o más logines asociados, dependiendo del plan al cual te suscribiste.
Para visualizar los datos de los logines asociados, haz click en el login.
• Medios de Pago Muestra los Medios de Pagos asociados al contrato, haciendo click en el contrato podrás ver sus detalles y click en el identificador del medio de pago muestra los detalles asociados al medio de pago.
• Resumen de Edo. de cuenta En esta opción se presenta un resumen del estado de cuenta de tu contrato. Para ver en detalle haz click sobre el número del estado de cuenta.
La información que se muestra corresponde a:
o Pagos: El total de pagos realizados en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta.
o Cargos: El total de cargos, antes de impuesto y descuento, realizado en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta.
o Descuentos: El total de descuentos aplicados en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta
o Impuestos: El total de impuestos aplicados en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta.
o Total: Los cargos menos los descuentos más los impuestos del período.
o Saldo Final: Es el saldo acumulado al cerrar el estado de cuenta y corresponde al saldo final anterior menos los pagos realizados mas el total calculado en el estado de cuenta.
o Minutos: Corresponden a los minutos de conexión contabilizados en el período.
o Imprimir Factura: Este servicio le permite imprimir una factura valida ante el Seniat para efectuar su pago.