Los Sopranos

OFICINA VIRTUAL
Qué es una Oficina Virtual?
Cada día, con mayor frecuencia, encontramos empresas o profesionales que no necesitan espacio físico para llevar adelante su negocio pero que, debido a requerimientos fiscales y/o comerciales, no pueden prescindir de, al menos, una dirección. Para ese perfil de empresas y profesionales ponemos a disposición la Oficina Virtual.
El término Oficina Virtual se corresponde con aquellos servicios que, siendo propios de cualquier despacho físico, se pueden prestar a distancia y se confían al personal de un Centro de Negocios.
Las Nuevas Tecnologías han favorecido esta forma de trabajo, extendiendo los servicios a niveles muy amplios.
Por otra parte se puede decir que una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.
La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
Así mismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos.
Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y la domiciliación de sociedades son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto.
Ventajas y Desventajas
La capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrónicamente ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre. El nombre que se da a esta extraordinaria capacidad es la de oficina virtual, término que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los sitios fijos de la compañía por medio de algún tipo de comunicación electrónica.
Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la década de los setenta acompañando la aparición de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, haciendo factible que las personas trabajaran desde sus hogares.
Ello acaparó rápidamente la atención de programadores, pero también de arquitectos, ingenieros, abogados, y analista económicos-financieros entre otros.
Entre las ventajas de la oficina virtual tenemos:
• Menor costo de instalación. La empresa no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados están trabajando en otro lugar. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas.
• Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.
• Red formal de comunicaciones. Debido a la necesidad de mantenerse informados y recepcionar instrucciones, se está concediendo mayor atención a las redes de comunicaciones, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación.
• Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades, tanto por parte del individuo como de la empresa.
• Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que de otra forma carecerían de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeños. Pero también personas de alto valor ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la compañía.
Pero también deben ser contempladas las desventajas, entre las cuales cabe hacer mención a las siguientes:
• Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto asiduo con el resto del personal de la empresa, pierden la sensación de ser parte de dicha organización.
• Temor a la pérdida del trabajo.
• Decaimiento en el ánimo.
• Tensión familiar.
Todas éstas desventajas tienen relación con aspectos motivacionales y psicológicos, razón por la cual deberá prestarse especial atención tanto a la etapa de selección de los aspirantes a trabajar como teletrabajadores (trabajadores de oficinas virtuales), como en las actividades de apoyo, retroalimentación, motivación y comunicación.
Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable, siendo los puntos a tomar en consideración los siguientes:
• Proporcionar recursos de cómputos. La empresa debe proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeño de sus funciones.
• Proporcionar acceso a las fuentes de información. Si el empleado requiere de información para las labores de investigación, la corporación debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para cumplimentar sus actividades.
• Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Implica suministrar regularmente todos los demás elementos de papelería propios de las actividades de oficina.
• Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial.
• Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a más de dos personas participar simultáneamente de una conversación telefónica.
• Programar reuniones periódicas. La compañía debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado.
• Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del día, idealmente en una habitación alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empleado está trabajando aunque está en su casa.
En un entorno cada día más competitivo la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en los costes. La oficina virtual brinda sus beneficios no sólo a empresas del rubro servicios, sino también a empresas manufactureras en todo lo que atañe a las labores de oficina.
La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad en las oficinas y de reducir sus costes.
Cómo se trabaja con una Oficina Virtual?
Un Centro de Negocios, contratando su Oficina Virtual puede (a modo de ejemplo):
• Delegar la recepción de su correspondencia, faxes, emails, llamadas telefónicas o la atención de sus visitas.
• Servicio de Secretariado Telefónico: si necesita enviar un fax, email o carta a un cliente, bastará con llamarnos por teléfono y darnos instrucciones.
• En caso de tener una reunión, nos avisa y le reservamos una oficina.
• Necesita comunicarse con un cliente en el extranjero y no habla su idioma. Nosotros realizamos las llamadas y ponemos en conferencia al traductor, su cliente y a usted.
• Necesita confirmar su asistencia a una reunión. Nosotros lo hacemos por usted.
HABLANDO DE UNA OFICINA VIRTUAL CONOCIDA SE TIENE:
Desde la oficina virtual podrás: visualizar y modificar tus datos personales, medios de pago, logines asociados y datos de la empresa (para el caso de los jurídicos); visualizar el resumen de tu estado de cuenta, ver los detalles de conexión e imprimir tu factura; cambiar tu password; realizar el registro de tus pago; utilizar las herramientas de administración de tu cuenta de correo electrónico; activar la protección aba; y administrar tu cuenta de hosting.
A continuación las herramientas de la oficina virtual y cómo se utilizan
• Datos del Cliente En esta sección se presentan los datos que proporcionaste al momento de suscribirse a Cantv.net. Desde aquí puedes realizar cambios en tus datos en caso de que los mismos sean incorrectos, al finalizar haz clic en el botón Actualizar
• Agregar nuevo contrato Esta opción te lleva directamente a nuestra pagina de auto-registro, en la misma puedes registrar otras cuentas en los planes que requieras
• Logines Asociados En esta sección se presentan los logines asociados a tu contrato. Un contrato puede tener uno o más logines asociados, dependiendo del plan al cual te suscribiste.
Para visualizar los datos de los logines asociados, haz click en el login.
• Medios de Pago Muestra los Medios de Pagos asociados al contrato, haciendo click en el contrato podrás ver sus detalles y click en el identificador del medio de pago muestra los detalles asociados al medio de pago.
• Resumen de Edo. de cuenta En esta opción se presenta un resumen del estado de cuenta de tu contrato. Para ver en detalle haz click sobre el número del estado de cuenta.
La información que se muestra corresponde a:
o Pagos: El total de pagos realizados en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta.
o Cargos: El total de cargos, antes de impuesto y descuento, realizado en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta.
o Descuentos: El total de descuentos aplicados en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta
o Impuestos: El total de impuestos aplicados en el período comprendido entre la apertura y el cierre del estado de cuenta.
o Total: Los cargos menos los descuentos más los impuestos del período.
o Saldo Final: Es el saldo acumulado al cerrar el estado de cuenta y corresponde al saldo final anterior menos los pagos realizados mas el total calculado en el estado de cuenta.
o Minutos: Corresponden a los minutos de conexión contabilizados en el período.
o Imprimir Factura: Este servicio le permite imprimir una factura valida ante el Seniat para efectuar su pago.