Los Sopranos: EJERCICIO SOBRE SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL EN UNA ORGANIZACION

TEORIA SOBRE EL EJERCICIO DE SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL EN UNA ORGANIZACION
En toda institución, pública o privada, una de las grandes aéreas que se presentan es el control de entrada y salida del personal, así como la seguridad de la información que contienen los distintos departamentos de estas. En la mayoría de las empresas e instituciones se establecen horarios diarios que comprenden al menos 8 horas laborales que pueden gestionarse mediante en turnos dobles donde dividen las horas de trabajo con un medio tiempo para descansar, almorzar, etc (turno de mañana y turno de tarde) y simples que abarcan el total de las horas de acuerdo a la institución.
En muchas empresas se desarrollan sistemas que permiten de forma automatizada el control de entrada y salida del personal. Tal es el caso de las tarjetas, máquinas capta huellas y dispositivos de reconocimiento de voz. En las empresas donde la seguridad es precaria por sobre todas las cosas, la tecnología llega al punto del sistema de reconocimiento por lectura de la retina.
Sin embargo, en el Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas y Vivienda (MOPVI) en San Juan de Los Morros, Estado Guárico, se presenta la peculiaridad de que no existe un sistema que permita llevar a cabo un control de horarios para el personal, el cual permita de forma práctica, rápida y confiable el acceso de personal autorizado a la institución. Esto se debe a que de manera arcaica “el vigilante y recepcionista” es quien se encarga de monitorear y registrar de forma “manuscrita” el acceso de los miembros del personal a la institución. Lo cual es de sumo riesgo para la institución que en algún momento un individuo no autorizado pueda ingresar en la misma y ocasionar daños tanto a la estructura como a la información que se maneja en la misma y al personal que la opera. Además, se hace énfasis al hecho de que existe de forma directa o indirecta un nivel considerable de anarquía por parte del personal en lo que respecta al horario que se asigna al mismo.
Por esto, se propone el desarrollo de un sistema de información automatizado que permita de forma rápida, confiable, factible y amigable el control de acceso del personal del MOPVI, y permita mejorar la seguirdad en cuanto al acceso de intrusos y el monitoreo por parte del personal de recursos humanos respecto al horario planteado en las misma.
Se presenta el diseño de un sistema de información en el departamento de recursos humanos del Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas y Vivienda, dirección estatal Guárico, que permita mediante un ambiente gráfico gestionar los datos respectivos al control de los miembros del personal general de la institución, mediante un entorno gráfico amigable, competente, sencillo y robusto en reemplazo de las herramientas que se usan actualmente en dicho departamento.
El sistema se basa en la típica administración de datos e información de los diversos miembros del personal que labora en la institución (personal empleado y obrero; fijo y contratado) mediante la gestión de bases de datos en las que se almacenará la información correspondiente para generar reportes que puedan beneficiar a los usuarios desde el punto de vista ergonómico gracias a las consultas y herramientas de impresión que incluirá el software. Esto permitirá un rendimiento mucho mayor en cuanto el acceso a los datos deseados pues bastaría con ingresar un Identificador único para cada integrante del personal antes mencionado (como por ejemplo el número de cédula o un código asignado por la institución) en vez de revisar engorrosas tablas que requieren de sumo cuidado al revisar puesto que la integridad de dichos datos es poco fiable por ser prácticamente modificable por parte de terceros.
La plataforma usada está basada en un ambiente gráfico “Aplicación de Windows” el cual estará vinculado con la antes mencionada base de datos del personal, y cuyas consultas se realizarán a través de barras de búsqueda, cajas de textos, vistas de listas de datos y botones que, siendo formando un entorno amigable y sencillo de utilizar, permitirá a los usuarios obtener los registros específicos requeridos sin necesidad de visualizar una tabla completa con datos innecesarios, a menos que sea por petición del usuario visualizar todos los datos; así como la inserción de nuevos ingresos a los registros. Esta aplicación será desarrollada mediante la suite de Visual Studio.Net Express a través del muy bien conocido lenguaje Visual Basic en su versión 2008 Express, que, a pesar de ser una versión básica y limitada con respecto a la versión profesional, contiene las herramientas y paquetes necesarios para su elaboración. Las bases de datos serán realizadas usando el gestor Microsoft Office Access donde se crearán las tablas que contendrán los campos correspondientes a los registros básicos del personal, así como el control de entrada y salida. Esta base de datos, podrá ser exportada a un servidor SQL para optimizar la integridad y seguridad de los datos, además de ser vinculadas a las herramientas de impresión y elaboración de reportes de formato específico exigidos por la institución y que están contendidas en la aplicación.
Es de suma importancia mencionar que el sistema de registro y control tendrá como medio físico una computadora de escritorio HP Pavilion a6530IN Desktop conectada a un dispositivo capta huellas Microsoft Fingerprint Reader, el cual transforma la imagen de la huella digital y la transforma en un código único que, mediante una librería OCX y DLL del fabricante Microsoft es vinculada a los componentes de Visual Basic.Net Express y por consiguiente a los registros existentes del sistema y los nuevos ingresos. Así, se lleva un control más exacto de la entrada y salida del personal de acuerdo al horario de trabajo de la institución. Cabe destacar que este sistema se hace más cómodo tanto para el personal antes mencionado en el aspecto de realizar un “loggin“ rápido y confiable, como para los operadores del sistema quienes tendrán de forma efectiva, eficiente y eficaz los datos recogidos por el dispositivo, que ayudarán para la realización de reportes de evaluación rutinaria de personal, así como una herramienta útil respecto a la impresión de hojas de datos con la información de cada uno de los miembros del personal.
Básicamente, el sistema funciona así: Un individuo llega a la institución y al momento de registrarse pasa su pulgar en el dispositivo detector de huellas. Si, el código que genera la huella digital coincide con el que está en la base de datos respectiva a dicho individuo, el sistema mostrará un mensaje de “Aceptado” y podrá pasar sin problemas. En caso contrario, se mostrará un mensaje de de “No Aceptado” y el personal tomará las medidas necesarias para tratar con el individuo en caso de que sea un visitante autorizado, o en el peor de los casos, un intruso que atente contra la seguridad de la institución. Al mismo tiempo, el sistema insertará en la base datos el momento en el que el usuario se identifique para generar cada cierto tiempo, según lo establezcan los encargados, un reporte de cumplimiento del horario de trabajo general y de cada uno de los empleados del Ministerio.
A CONTINUACION PANTALLA PRINCIPAL QUE SERA USADA POR LOS USUARIOS PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA.